Hoe vind je de beste Digital Asset Management software voor jouw bedrijf?

Voor we gaan kijken hoe je een DAM systeem kunt vinden dat aansluit op de behoeften van je bedrijf, is het goed om te weten wat de definitie van Digital Asset Management is, wie het gebruikt en hoe het jouw merk kan helpen.

Wat is Digital Asset Management?

Met een Digital Asset Management systeem kun je je bestanden eenvoudig online opslaan, managen en versturen. DAM tools zijn beschikbaar als een Cloud oplossing (SaaS of Software as a Service) of als een on-premise systeem – beiden bieden verschillende unieke features.

Wie gebruikt een Digital Asset Management systeem?

Of je een start-up, MKB of wereldwijde organisatie bent, een DAM systeem is perfect voor iedereen die met digitale assets werkt en de controle over zijn of haar processen wilt krijgen.

Belangrijkste voordelen van een DAM tool

Digital Asset Management software helpt je bij het managen van je digitale assets en het behouden van de controle over je content lifecycle. Workflows voor content creatie-, cultivatie- en consumptieprocessen zorgen voor volledige merkconsistentie wereldwijd. Met een DAM tool heb je altijd een overzicht van je marketing processen en kun je deze ook stroomlijnen. Hierdoor verkort je de time-to-market van je marketingmaterialen terwijl tegelijkertijd je ROI hoger wordt.

Nu je wat meer weet over Digital Asset Management software, kun je verder gaan met de volgende stap; identificeren waar je uitdagingen liggen en bekijken welke oplossingen er zijn voor je problemen.

Overwegingen bij het aanschaffen van Digital Asset Management

Om de beste Digital Asset Management software voor jouw bedrijf te vinden, moet je weten waar je problemen en behoeften liggen en wat je budget is.

Waarom heb ik een DAM systeem nodig?

Je collega kan het juiste logo voor een nieuwe campagne niet vinden. Je brochures hebben verschillende lettertypen. Je team aan de andere kant van de wereld gebruikt oude afbeeldingen voor een extern persbericht en jij hebt zojuist 30 minuten lang een document proberen te vinden in een van je vele mappen.

Komt dit je bekend voor? Dit zijn slechts een paar redenen waarom je een Digital Asset Management systeem nodig hebt.

Software as a Service of on-premise software

Software as a Service (SaaS) en on-premise software Digital Asset Management systemen hebben allebei hun eigen voor- en nadelen. Welk type DAM oplossing je uiteindelijk kiest, hangt af van wat je precies nodig hebt.

  • SaaS oplossingen
    Een SaaS oplossing is volledig online en heeft slechts een internetverbinding nodig. Dit betekent dat iedereen altijd en overal in de software kan inloggen, waardoor samenwerking makkelijker en efficiënter wordt. Het betekent echter ook dat je zonder internetverbinding geen gebruik kunt maken van de software. De implementatietijden zijn kort en je Digital Asset Management is eenvoudig op te schalen. Voor de meeste SaaS oplossingen betaal je maandelijks of jaarlijks een bedrag waar software updates en IT ondersteuning bij inbegrepen zijn.
  • On-premise oplossingen
    Met een on-premise oplossing host je de software zelf. Hoewel je dus de controle hebt over het systeem, moet je wel een licentie kopen om dit te kunnen hosten. Ook moet je iedere software update kopen, om ervoor te zorgen dat je systeem optimaal blijft functioneren. On-premise oplossingen hebben vaak verborgen kosten, zoals hardware en opslag, onderhoud en service, internetverbinding en kosten om de software te kunnen financieren.

Standaard Digital Asset Management features

Goede Digital Asset Management software heeft een aantal standaard features om het managen van je digitale bestanden zo optimaal mogelijk te maken.

  • Uploaden & Opslaan
    Je DAM systeem zou de optie moeten hebben om al je bestanden eenvoudig te uploaden naar je asset bank, bijvoorbeeld in de vorm van een drag & drop functie. Ook zou het verschillende bestandsformaten moeten ondersteunen, waaronder diverse typen video-, audio-, foto- en tekstbestanden. Voor veiligheidsredenen zouden externe partijen bestanden naar je DAM tool moeten kunnen uploaden zonder daadwerkelijk toegang te hebben tot je portal en alleen goedgekeurde bestanden zouden aan je asset bank toegevoegd moeten worden.
  • Managen & Organiseren
    Om je bestanden zo goed en makkelijk mogelijk te managen en organiseren, heeft je DAM systeem een aantal features nodig, om te beginnen een aanpasbare taxonomie. Hiermee kun je mappen, categorieën en metadata aanpassen aan de manier waarop jij werkt. De mogelijkheid om je bestanden in bulk te editen maakt het maken van alle soorten aanpassingen makkelijker. Door bestanden te relateren is het zoeken en vinden van bestanden een stuk sneller. Met versiebeheer werk je gegarandeerd altijd in de meest recente en up-to-date versie van je bestanden, terwijl een ontdubbelfunctie je asset bank ontdoet duplicaten. Idealiter zou je Digital Asset Management software ook een feature hebben dat gedateerde media archiveert, waardoor je asset bank altijd georganiseerd en opgeruimd blijft.
  • Zoeken & Vinden
    Om je bestanden te kunnen vinden zonder dat het al te veel tijd en moeite kost, is een intuïtieve, Google-achtige zoekfunctie ideaal. Dit is een snelle en gebruiksvriendelijke manier om onmiddellijk relevante zoekresultaten te krijgen. Dankzij geavanceerde filters kun je eenvoudig de asset bank in je Digital Asset Management systeem doorzoeken door metadata velden te combineren met aanpasbare filters. De optie om uitgebreide previews van je bestanden te creëren of om de content van PDF bestanden te bekijken zonder deze eerst te hoeven downloaden, geeft je snel inzicht in je mediabestanden.
  • Delen & Publiceren
    Het delen en publiceren van bestanden kan niet alleen tijdrovend zijn, maar ook riskant als je hier niet de juiste functie voor hebt. Een veilige DAM tool geeft je de mogelijkheid om bestanden te delen met restricties, zoals een gelimiteerde tijdsperiode. Door een watermerk toe te voegen voorkom je dat je bestanden zonder toestemming gebruikt worden. Daarnaast kun je het delen van bestanden makkelijker en sneller maken door deze bestanden te groeperen in collecties of door je media direct te embedden.

Budget, kosten en ROI verwachtingen

Hoeveel ben je bereid te besteden aan een Digital Asset Management systeem? Voor je een DAM tool kunt kiezen moet je weten wat je budget is en een goed beeld hebben van de kosten die komen kijken bij een Digital Asset Management oplossing. Vergeet ook niet je ROI: wat verwacht je uit je DAM systeem te halen?

Key takeaways

Om zeker te weten dat je het beste Digital Asset Management systeem kiest, is het goed om verschillende DAM aanbieders te vergelijken. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld Digital Asset Management review websites zoals Capterra of G2 Crowd te bekijken. Ook kun je je aanmelden voor (gratis) demo’s om te zien hoe de verschillende DAM systemen werken, welke features ze aanbieden, wat je vindt van de interface, etc. For een compleet overzicht van alle Digital Asset Management kun je onze DAM vergelijkingsgids downloaden.